Case-studie - Effektivisera ERP-data för en stor livsmedelsgrossist

En central medlem i det nationella Palvelutukkurit (Patu)-nätverket, en stor finsk livsmedelsgrossist, hade kört fast. De behövde samla tusentals artikelnummer (SKU:er) under ett enda numreringssystem – en nödvändig förutsättning för att införa ett nytt affärssystem (ERP). Trots initiala framsteg med cirka 1 000 produkter återstod över 5 000 att hantera. Manuella uppdateringar i Excel var den långsamma, felbenägna normen, vilket skapade betydande operativa risker:

• Projektet beräknades ta ytterligare tre år utan extern hjälp, vilket försenade avgörande fördelar med affärssystemet.
• Ständiga lagerfluktuationer, introduktion av nya produkter och utfasning av gamla artiklar lade till komplexitetslager som manuella processer inte kunde hantera effektivt.
• Specifika operativa nyanser som artiklar med variabel vikt, pantsystem och leverantörsspecifika datakrav krävde skräddarsydda, robusta lösningar utöver grundläggande kalkylbladsfunktioner.
• Avgörande var att varje misstag under dataharmoniseringen riskerade driftstopp i e-handeln, störda orderleveranser, missnöjda kunder och betydande operativa problem.

Grossisten behövde mer än bara IT-support; de behövde en partner med djup operativ förståelse för livsmedelsgrossistsektorn och sofistikerad expertis inom datahantering. Nyckeln var att hitta någon som kunde agera snabbt och transparent, minimera riskerna för den dagliga verksamheten samtidigt som de levererade en framtidssäker datagrund.

Econ klev in som en nyckelfärdig partner och utnyttjade vår unika blandning av operativ insikt och avancerad dataautomation. Vi kringgick begränsningarna med manuella Excel-arbetsflöden, levererade de nödvändiga resultaten 50 gånger snabbare och eliminerade de flaskhalsar som hade stoppat projektet. Vår strategi fokuserade på att bevara kontinuiteten samtidigt som vi levererade snabb transformation:

Nyckelfärdig projektledning & minimala störningar

• Vi hanterade hela migreringsprocessen, vilket frigjorde kundens interna team att fokusera på kärnverksamheten.
• Avgörande var att vår lösning utformades för att integreras med kundens befintliga system och miljö. Det fanns inga påtvingade byten, vilket säkerställde minimala störningar och respekterade deras nuvarande IT-landskap – en central Econ-princip.

Omfattande granskning & rensning av produktdata

• Vi migrerade inte bara data; vi granskade den. Detta innebar att konsolidera dubbletter av produkter och identifiera/ta bort föråldrade eller osålda SKU:er.
• Denna process avslöjade dolda fel och inkonsekvenser, inte bara i kundens data utan även i kedjenivåinformationen, vilket gav viktig feedback för bredare förbättringar.

Skräddarsydd problemlösning för operativa realiteter

• Standardautomation räckte inte. Vi skapade anpassade arbetsflöden för att hantera komplexiteten med artiklar med variabel vikt, pantsystem och unika leverantörsdatabegränsningar – vilket återspeglar vår djupa förståelse för operativa detaljer inom livsmedels- och handelssektorn.
• Vi säkerställde att det nya produktnumreringssystemet integrerades sömlöst i befintliga orderflöden, prislistor och lagerhanteringsprocesser.

Över 5 000 produkter migrerade på bara 3 veckor

• Genom snabb automation och direkta datamappningstekniker komprimerade vi den förväntade treåriga tidsplanen till otroliga tre veckor.
• Övergången var så smidig att den dagliga driften fortsatte oavbrutet. Gamla produktnummer fungerade parallellt med nya, utan störningar i befintliga arbetsflöden.

Integrerad rapportering & proaktiv ERP-förberedelse

• Vår lösning möjliggjorde sömlöst dataflöde för inköp och rapportering, vilket säkerställde att grossisten kunde förbli fullt operativ även om den nya ERP-lanseringen skedde mitt under räkenskapsåret.
• Vi gick utöver det ursprungliga uppdraget och flaggade proaktivt för potentiella buggar och begränsningar som identifierades i målets ERP-system under vårt integrationsarbete, vilket gav kunden värdefull framförhållning för att undvika framtida problem. Detta belyser Econs transparenta överblick och engagemang för långsiktig framgång.

Econs riktade insats gav betydande, mätbara resultat och förvandlade ett högriskprojekt till en strategisk framgång:

50x snabbare datamigrering & frigjorda resurser

Kunden sparade tusentals timmar som tidigare ägnats åt manuell kalkylbladshantering, vilket frigjorde värdefulla teammedlemmar för mer strategiska, värdeskapande uppgifter.

Noll operativa driftstopp

Affärskontinuitet var avgörande och uppnåddes. E-handelsplattformen, lagerhanteringen och återbeställningsflödena förblev fullt operativa under hela migreringen, vilket förhindrade intäktsförluster och bibehöll kundernas förtroende.

Rensad, korrekt och framtidssäker data

Den rigorösa gransknings- och rensningsprocessen säkerställde att varje produktpost var korrekt, konsekvent och redo för det nya ERP-systemet, vilket minskade potentiell förvirring och stärkte förtroendet för framtida datadrivna beslut.

Omedelbar & påvisbar ROI

Inom det första kvartalet efter migreringen uppnådde kunden en betydande 70 % minskning av kostnaderna för manuell datainmatning. Ännu viktigare var att de helt undvek de betydande finansiella och operativa riskerna med en försenad eller misslyckad ERP-implementering.

Grund för varaktigt förtroende

Genom att proaktivt identifiera potentiella systemproblem och säkerställa att den lokaliserade produktdatastrukturen var robust, gav Econ grossisten en stabil, pålitlig grund att bygga vidare på. Denna grund kommer inte att kräva kostsamt omarbete när det nya affärssystemet tas i drift, vilket säkerställer långsiktigt värde och systemintegritet.