Asiakastarina - Merkittävän elintarviketukun ERP-datan virtaviivaistaminen

Keskeinen valtakunnallisen Palvelutukkurit (Patu) -ketjun jäsen, merkittävä suomalainen elintarviketukku, oli ajautunut umpikujaan. Heidän oli yhtenäistettävä tuhansia tuotenumeroita (SKU) yhden numerointijärjestelmän alle – välttämätön edellytys uuden ERP-järjestelmän käyttöönotolle. Vaikka noin 1 000 tuotteen osalta oli edistytty, yli 5 000 oli edelleen selvittämättä. Manuaaliset Excel-päivitykset olivat hidas ja virhealtis normi, mikä loi merkittäviä operatiivisia riskejä:

• Projektin ennustettiin vievän kolme lisävuotta ilman ulkopuolista apua, viivästyttäen kriittisiä ERP-hyötyjä.
• Jatkuvat varastovaihtelut, uusien tuotteiden käyttöönotot ja vanhojen poistot lisäsivät monimutkaisuutta, jota manuaaliset prosessit eivät kyenneet käsittelemään tehokkaasti.
• Tietyt toiminnalliset erityispiirteet, kuten vaihtelevapainoiset tuotteet, panttijärjestelmät ja toimittajakohtaiset datavaatimukset, vaativat räätälöityjä, kestäviä ratkaisuja perus-Excel-taulukoiden kykyjen ulkopuolelta.
• Kriittistä oli, että mikä tahansa virhe datan harmonisoinnin aikana uhmasi aiheuttaa verkkokaupan käyttökatkoksia, häiriintynyttä tilausten käsittelyä, asiakastyytymättömyyttä ja merkittävää operatiivista kitkaa.

Tukku tarvitsi enemmän kuin vain IT-tukea; he vaativat kumppania, jolla oli syvällistä operatiivista ymmärrystä elintarviketukku-sektorista sekä kehittynyttä tiedonhallinnan asiantuntemusta. Avainasemassa oli löytää joku, joka pystyisi toimimaan nopeasti ja läpinäkyvästi, minimoiden päivittäiseen liiketoimintaan kohdistuvat riskit ja toimittaen samalla tulevaisuusvalmiin dataperustan.

Econ astui mukaan avaimet käteen -kumppanina, hyödyntäen ainutlaatuista yhdistelmäämme operatiivista näkemystä ja edistynyttä data-automaatiota. Ohitimme manuaalisten Excel-työnkulkujen rajoitukset, toimittaen vaaditut tulokset 50 kertaa nopeammin ja poistaen projektin pysäyttäneet pullonkaulat. Lähestymistapamme keskittyi jatkuvuuden säilyttämiseen samalla kun toimitimme nopean muutoksen:

Avaimet käteen -projektitoteutus & Minimaalinen häiriö

• Hallinnoimme koko migraatioprosessin, vapauttaen asiakkaan sisäisen tiimin keskittymään ydinliiketoiminnan operaatioihin.
• Ratkaisevaa oli, että ratkaisumme suunniteltiin integroitumaan asiakkaan olemassa oleviin järjestelmiin ja ympäristöön. Pakotettuja järjestelmävaihtoja ei ollut, mikä varmisti minimaalisen häiriön ja kunnioitti heidän nykyistä IT-ympäristöään – Econin ydinperiaate.

Kattava tuotetietojen auditointi & puhdistus

• Emme ainoastaan siirtäneet dataa; auditoimme sen. Tämä sisälsi päällekkäisten tuotteiden yhdistämisen sekä vanhentuneiden tai myymättömien tuotenumeroiden tunnistamisen ja poistamisen.
• Tämä prosessi paljasti piileviä virheitä ja epäjohdonmukaisuuksia paitsi asiakkaan datassa, myös ketjutason tiedoissa, tarjoten kriittistä palautetta laajempia parannuksia varten.

Räätälöity ongelmanratkaisu toiminnallisiin realiteetteihin

• Standardiautomaatio ei riittänyt. Loimme räätälöidyt työnkulut käsittelemään vaihtelevapainoisten tuotteiden, panttijärjestelmien ja yksilöllisten toimittajatietorajoitteiden monimutkaisuutta – heijastaen syvällistä ymmärrystämme Elintarvike- ja kaupanalan operatiivisista yksityiskohdista.
• Varmistimme, että uusi tuotenumerointijärjestelmä integroitiin saumattomasti olemassa oleviin tilausputkiin, hinnastoihin ja varastonhallintaprosesseihin.

Yli 5 000 tuotetta siirrettynä vain 3 viikossa

• Nopean automaation ja suorien datakartoitustekniikoiden avulla tiivistimme odotetun kolmen vuoden aikataulun hämmästyttävään kolmeen viikkoon.
• Siirtymä oli niin sujuva, että päivittäiset toiminnot jatkuivat keskeytyksettä. Vanhat tuotenumerot toimivat rinnakkain uusien kanssa ilman häiriöitä olemassa oleviin työnkulkuihin.

Integroitu raportointi & Ennakoiva ERP-valmistelu

• Ratkaisumme mahdollisti saumattoman datavirran hankintaa ja raportointia varten, varmistaen, että tukku pystyi pysymään täysin toimintakykyisenä, vaikka uusi ERP-järjestelmä otettaisiin käyttöön kesken tilikauden.
• Ylittäen alkuperäisen toimeksiannon, merkitsimme ennakoivasti muistiin mahdollisia bugeja ja rajoituksia, jotka tunnistimme kohde-ERP-järjestelmässä integraatiotyömme aikana. Tämä antoi asiakkaalle arvokasta ennakkonäkemystä tulevien häiriöiden välttämiseksi ja korostaa Econin läpinäkyvää näkökulmaa ja sitoutumista pitkän aikavälin menestykseen.

Econin kohdennettu väliintulo tuotti merkittäviä, mitattavia tuloksia, muuttaen korkeariskisen projektin strategiseksi menestykseksi:

50x nopeampi datamigraatio & resurssien vapauttaminen

Asiakas säästi tuhansia tunteja, jotka aiemmin kuluivat manuaaliseen taulukkolaskennan hallintaan, vapauttaen arvokkaita tiimin jäseniä strategisempiin, lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

Nolla operatiivista käyttökatkoa

Liiketoiminnan jatkuvuus oli ensisijaista ja se saavutettiin. Verkkokauppa-alusta, varastonhallinta ja tilausputket pysyivät täysin toiminnassa koko migraation ajan, estäen tulonmenetyksiä ja ylläpitäen asiakasluottamusta.

Puhdistettu, tarkka ja tulevaisuusvalmis data

Tarkka auditointi- ja puhdistusprosessi varmisti, että jokainen tuotetieto oli oikea, johdonmukainen ja valmiina uutta ERP-järjestelmää varten, vähentäen mahdollista sekaannusta ja vahvistaen luottamusta tuleviin datapohjaisiin päätöksiin.

Välitön & osoitettavissa oleva ROI

Ensimmäisen vuosineljänneksen aikana migraation jälkeen asiakas saavutti merkittävän 70 % vähennyksen manuaaliseen tietojen syöttöön liittyvissä kustannuksissa. Vielä tärkeämpää on, että he väistivät täysin viivästyneen tai epäonnistuneen ERP-implementaation aiheuttamat merkittävät taloudelliset ja operatiiviset riskit.

Perusta kestävälle luottamukselle

Ennakoivasti tunnistamalla mahdollisia järjestelmäongelmia ja varmistamalla, että lokalisoitu tuotetietorakenne oli vankka, Econ tarjosi tukulle vakaan, luotettavan perustan, jonka päälle rakentaa. Tämä perusta ei vaadi kallista uudelleentyöstämistä, kun uusi ERP otetaan käyttöön, varmistaen pitkän aikavälin arvon ja järjestelmän eheyden.